Comment détruire des documents contenant des renseignements confidentiels

Vous avez en votre possession des documents contenant des renseignements confidentiels? N’oubliez pas que vous devez détruire ces documents de façon sécuritaire. Le Service de la gestion documentaire a le mandat d’assurer la destruction sécuritaire des documents confidentiels pour le Collège.

QUELS DOCUMENTS ENVOYER AU DÉCHIQUETAGE?

Tous les documents contenant de l’information nominative et confidentielle :

Selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels :

Renseignements confidentiels : « dans un document sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque la seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne ».

Renseignements qui ont un caractère public : « le nom, le titre, la fonction, l’adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d’un membre du personnel d’un organisme public ».

COMMENT PROCÉDER?

Déposer votre papier à déchiqueter dans des boites identifiées à cet effet, sans le plier, le déchirer ou le chiffonner autant que possible. Retirez les trombones, les pinces ainsi que les pellicules plastiques.

Pour les employés du pavillon des Humanités, acheminez vos boites identifiées pour le déchiquetage par courrier interne au Service de la gestion documentaire au pavillon des Sciences. Pour les employés du pavillon des Sciences, vous pouvez déposer vos boites au Service de la gestion documentaire au local SD-1372.

Aussi, des boites de récupération sécurisée situées dans les ailes des départements d’enseignements permettent de déposer des documents de nature délicate, mais ne contenant pas d’informations confidentielles, par exemple des exemplaires d’examens non remplis.

Leur contenu est vidé par l’équipe de l’entretien ménager et est déposé dans un endroit sécurisé avant d’être envoyé à la récupération.

Dans le corridor de l’aile F du pavillon des Humanités, une déchiqueteuse est à la disposition du personnel qui désire effectuer la destruction de documents.

Dans le cas des autres documents ne contenant pas de renseignements personnels, veuillez les déposer dans les centres de tri (verts) placés aux endroits stratégiques du Collège.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec Nathalie Bordeleau.